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Digitalização de documentos

A Tecnocon traz para os seus clientes o serviço de digitalização e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). O GED dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações nas empresas. Ele permite a digitalização e a pesquisa instantânea das imagens de documentos através do computador.

O uso de GED oferece uma série de benefícios para as empresas que desejam se tornar cada vez mais competitivas, reduzir custos e atender melhor aos seus clientes.

Benefícios do uso de GED

• alta velocidade e precisão na localização dos documentos;
• permite a recuperação de documentos perdidos em desastres;
• acesso instantâneo a qualquer documento em qualquer momento;
• rapidez e melhor atendimento ao cliente;
• documentos em papel são gravados em computador e disponibilizados na rede da empresa e ainda em mídias como CD, DVD, etc;
• controle de acesso aos documentos somente por usuários autorizados;
• evita perdas de documentos em virtude do desgaste do papel;
• reconhecimento automático e interpretação de formulários (texto, código de barras, marcas) através de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres) ou OMR (Leitura Ótica de Marcas);
• melhor aproveitamento do espaço físico na empresa;
• em resumo, permite prover a informação necessária, na hora exata, para a pessoa autorizada.

GED torna a empresa mais competitiva

O GED permite cuidar de toda a vida informacional de uma empresa. Isso porque ter um sistema de GED não significa somente digitalizar documentos e armazená-los em computador. Significa, além de tudo, ter em mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa, o que proporciona vantagem competitiva frente aos concorrentes.

Além disso, o fácil acesso à informação permite a empresa ter um maior suporte na tomada de decisões cruciais para o negócio.

Como se dá o processo de Digitalização de Documentos?

O serviço de Digitalização de Documentos utiliza scanners de última geração e softwares especializados para capturar textos e imagens, armazenando-as em formato digital.

1. Preparação dos documentos: tarefa que consiste em remover objetos (grampos, clips etc.) que possam obstruir o fluxo da documentação no "scanner", desfazer dobras, restaurar documentos danificados, identificar os documentos com legibilidade comprometida, e a colocar um separador entre os diferentes tipos de documentos.
   
2. Captura da imagem (digitalização): os documentos são passados pelos scanners, e os arquivos são gerados em formato eletrônico, nos formatos PDF, JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF etc.
3. Indexação (identificação): trata-se de identificar a pasta e os arquivos capturados, com atributos de pesquisa ou campos de indexação, combinados com o cliente, que permitem o acesso posterior à imagem. Esse acesso pode ser realizado com recurso de reconhecimento automático de caracteres (OCR) para documentos digitados, ou (ICR) no caso de documentos escritos à mão;
4. Controle de Qualidade: as imagens são revisadas para identificar possíveis falhas, antes de serem armazenadas, para garantir a qualidade especificada;
5. Armazenamento e disponibilização: as imagens são armazenadas e disponbilizadas para pesquisa na rede de computadores da empresa ou na Internet.

Aplicação do GED nas empresas e orgãos públicos

• Exames e outros documentos da área clínica e hospitalar.
• Automação de cartórios.
• Escritórios de advocacia.
• Documentos acadêmicos de escolas e faculdades.
• Bibliotecas digitais.
• Consultórios médicos.
• Documentos de prefeituras e orgãos públicos em geral.
• Supermercados.
• Pessoas físicas que desejam digitalizar grande quantidade de documentos importantes como currículos, teses, contratos, etc.
• Desenhos de engenharia e documentos técnicos.
• Documentação de auditoria.
• Documentação de logística de transporte.
• Controle de documentos de arrecadação, impostos, taxas e multas.